Hoja de trucos de la aplicación de chat: cómo sacarle el máximo partido a Zoom Team Chat

En cualquier momento puede recibir un montón de información, mensajes y recursos. Puede parecer imposible tenerlo todo controlado, lo que lo obliga a buscar formas de consolidar sus esfuerzos, ahorrar tiempo y mantenerse organizado. Añadir herramientas de productividad no siempre resulta útil, ya que puede parecer que está añadiendo más tareas a la pila de cosas que tiene que revisar. En lugar de eso, lo que necesita es una solución única que satisfaga todas sus necesidades.

Es aquí donde nuestra solución de chat, Zoom Team Chat, puede ayudarlo. Ya viene incluida en la plataforma Zoom sin ningún costo adicional, por lo que casi podría pensar en la solución de chat permanente como su arma secreta, la que siempre lleva consigo cuando necesita actuar con rapidez.  

Sin embargo, un arma secreta solo es eficaz si se sabe manejar. Una cosa es saber cómo enviar un mensaje por chat y otra saber cómo aprovechar al máximo las características de Zoom Team Chat para hacer rendir su tiempo.

Para ayudarlo a sacar todo el provecho posible a su experiencia de chat, hemos elaborado una hoja de trucos para que tenga a mano algunas de las prácticas recomendadas para usar Zoom Team Chat durante la jornada laboral.

Consejos profesionales para utilizar Zoom Team Chat

Utilice las respuestas

Cuando una conversación de chat con un compañero de trabajo o equipo se desarrolla con rapidez, puede ser complicado seguir con atención a qué mensaje se está dirigiendo cada uno. Si pulsa «Responder» debajo de un mensaje, contestará directamente a un mensaje y su respuesta se mostrará agrupada debajo de él, lo que indicará a los demás participantes que está opinando sobre el mismo tema.

Inserte y previsualice enlaces

Para que sus mensajes sean breves y no contengan URL largas, utilice la opción «Añadir enlace» del campo «Formato» para insertar el enlace directamente en el texto. Cuando haya añadido el hipervínculo, puede hacer clic en él y seleccionar «Abrir enlace» para previsualizar la URL y comprobar que sea correcta antes de hacer la publicación; nadie quiere compartir un enlace incorrecto.

Use @todos con moderación y @menciones con prudencia

Cuando tenga que llamar la atención de todos los participantes sobre un mensaje en un canal, la función @todos notifica su mensaje a todos los miembros del chat de grupo o del canal (estén activos o no). Sin embargo, si lo hace en un grupo con cientos o miles de miembros, asegúrese de utilizar esta característica con moderación.

También puede utilizar @menciones dentro de un mensaje para etiquetar a personas específicas en un chat de grupo o canal. Basta con introducir el símbolo @ seguido de su nombre y seleccionarlo en el menú desplegable. ¿Desea mantener la informalidad? También puede pulsar la tecla de retroceso del teclado para eliminar el apellido de la persona mencionada.

Relájese y chatee

Sabemos que cuando recibe un montón de mensajes, el chat puede parecer agobiante. Para no sentirse abrumado, pruebe a ajustar la configuración de las notificaciones en el chat en equipo. Puede configurar para recibir notificaciones solo cuando se lo mencione directamente, cuando reciba un mensaje en un chat individual o de grupo, o en determinados canales de su elección. Evite el desorden y el caos para concentrarse en la información que necesita en ese momento.

Acceda a otras soluciones cuando tenga que explayarse

En el acelerado entorno de trabajo de hoy, a veces es necesario pasar del chat al teléfono o a una reunión de vídeo cuando es necesario explicar o demostrar algo. Dado que Zoom Team Chat se encuentra dentro del cliente de Zoom, puede pasar de una solución de Zoom a otra dentro de la misma aplicación. Incluso puede iniciar una reunión directamente dentro de un chat de grupo o canal haciendo clic en el icono «Reunirse con vídeo». Y si usa el Cliente de Zoom Mail para desktop, también puede compartir sus correos electrónicos en el chat en equipo.

Mantenga todo organizado

Las aplicaciones de chat pueden ser un lugar muy ajetreado, sobre todo al trabajar con varios equipos y participantes externos en diferentes proyectos. Hay varias maneras de mantener los mensajes organizados y controlar el caos:

No permita que una reunión perdida cree espacios aislados

Nuestra característica de chat de reunión continuo les permite a los participantes comunicarse antes, durante y después de una reunión mediante la creación de un chat de grupo exclusivo en el Zoom Team Chat para los participantes de la reunión. Cuando se habilita, los chats durante la reunión se muestran en ese chat de grupo a medida que se envían en la reunión, lo que permite que las conversaciones sigan una vez finalizada la reunión.

Aproveche las carpetas

Cuando su barra lateral de Zoom Team Chat comienza a verse un poco desordenada, las carpetas son una excelente manera de organizar y agrupar sus conversaciones, canales y contactos. Si crea carpetas en función de los proyectos en los que colabora o de los equipos con los que trabaja, podrá localizar fácilmente las conversaciones y los canales que busca. También le recomendamos que cree una carpeta para los canales corporativos internos más importantes, de modo que nunca se pierda una actualización y pueda localizar fácilmente la información importante.

Aumente la productividad con el chat personal

Guarde notas importantes, recursos, recordatorios y otras cosas en el «Chat personal», que le ofrece su propio espacio de trabajo en Zoom Team Chat, y no es visible para otros usuarios. Para utilizar el «Chat personal» en el cliente de desktop, haga clic en la pestaña «Chat en equipo». En la sección «Destacados», busque su nombre, escriba sus notas y pulse «Enviar». De este modo, se enviará un mensaje a sí mismo para que pueda consultar más tarde, independientemente del dispositivo que utilice para acceder a la aplicación de chat.

Busque lo que necesita

Hay que ser realistas: con respecto a los mensajes, los archivos, las capturas de pantalla y demás elementos que llegan a través de la aplicación de chat, puede ser complicado encontrar exactamente lo que se busca. Pero con la sólida funcionalidad de búsqueda de Team Chat, puede localizar fácilmente los activos que necesita. En el cliente de escritorio, haga clic en el botón «Buscar» en la parte superior de la barra de navegación. Introduzca las palabras clave que desee buscar y, de forma predeterminada, Zoom realizará búsquedas en sus chats, canales, mensajes y contactos para encontrar archivos o mensajes que coincidan con sus criterios de búsqueda. También puede aplicar cualquiera de estos filtros para restringir la búsqueda: «Resultados principales», «Contactos», «Canales», «Mensajes» y «Archivos».

Optimice el trabajo

El tiempo es su recurso más valioso, y Zoom Team Chat puede ayudarlo a acelerar las cosas cuando más lo necesita. A continuación, se mencionan algunas formas de agilizar sus actividades diarias con Team Chat:

Programe recordatorios para los mensajes importantes

En el caos del trabajo diario, a veces los mensajes importantes se pasan por alto. En lugar de estresarse por lo que pueda haberse perdido, reciba recordatorios de los mensajes importantes cuando más le convenga. Con la característica Recordarme, puede seleccionar cuándo desea que se le notifique de nuevo acerca de un mensaje que ha recibido. Esto puede asegurar que los mensajes no se olviden ni se desatiendan.

Ahorre tiempo con la ayuda de la IA

Si tiene que dar una respuesta rápida, puede utilizar la redacción de chat en equipo con Zoom IQ (prueba gratuita para clientes de planes seleccionados)* para redactar un mensaje por usted en función del contexto de la conversación. Puede cambiar el tono y la longitud del mensaje para personalizar las respuestas sugeridas.

Considere configurar un mensaje de estado

Un mensaje de estado le permite mostrar una nota como parte de su perfil de chat en equipo que otros pueden ver cuando seleccionan su contacto o chatean con usted.

Es una excelente manera de compartir información actualizada con sus compañeros, por ejemplo, si está fuera de la oficina, si tardará en responder o si está de viaje ese día. También puede configurar su mensaje de estado para que finalice a una hora determinada, por ejemplo, al final de su licencia remunerada.

Simplifique los flujos de trabajo con integraciones

¿Desea pasar rápidamente un documento importante a un miembro del equipo? ¿Quiere acceder a una potente aplicación de terceros sin salir de la plataforma Zoom? Zoom Team Chat se integra con numerosas aplicaciones populares, lo que permite a los equipos ahorrar tiempo y simplificar los flujos de trabajo.

Preste atención a los iconos de presencia

Sepa al instante si sus compañeros de trabajo están disponibles para chatear gracias a los iconos de presencia. Estos iconos en nuestra aplicación de chat hacen que sea fácil ver si las personas están disponibles y permiten que los demás conozcan su estado (presencia).

Hay varios estados de presencia, como un círculo gris vacío que indica que está desconectado, un círculo verde que indica que está conectado, un icono de cámara de vídeo que indica que está en una reunión de Zoom y otras opciones. Es conveniente saber qué significan cada uno de ellos. Por lo general, el mejor momento para ponerse en contacto con alguien es cuando aparece en verde (disponible). Para que se le informe en cuanto la persona esté disponible, haga clic en los tres puntos junto al nombre de un contacto y seleccione «Notificarme cuando esté disponible».